Санкт-Петербургский городской Дворец творчества юных

Внедрение Битрикс24

В самом центре Петербурга, там, где Невский проспект встречается с Фонтанкой, расположен великолепный памятник русской архитектуры XVIII-XIX столетий – Аничков дворец. Сегодня некогда императорская резиденция принадлежит детям. С 12 февраля 1937 года здесь размещается главный детский дворец города – Санкт-Петербургский городской Дворец творчества юных, самое крупное в Европе учреждение дополнительного образования.

В структуре учреждения более 2000 сотрудников и около 10 филиалов, в том числе территориально распределённых. Кроме того, учреждение является центром дополнительного образования Санкт-Петербурга и осуществляет координацию работы всех учреждений дополнительного образования города. Эти факты неоспоримо требуют от учреждения быть в ногу со временем, а значит использовать в работе самые современные информационные технологии. Именно поэтому Аничков дворец выбрал Корпоративный портал на базе Битрикс24 в качестве основного инструмента для работы во многих внутренних процессах.

Работа ГБНОУ “СПБ ГДТЮ” устроена так, что обновление идёт постоянно. Битрикс24 очень многогранный программный продукт, и тоже постоянно совершенствуется. А значит и работу по внедрению Битрикс24 в ГБНОУ “СПБ ГДТЮ” невозможно ограничить какими-либо рамками, можно лишь назначить первые шаги.

Этими шагами выбраны следующие задачи:

  • Наладить оперативные коммуникации, как между сотрудниками учреждения, так и в системе дополнительного образования Санкт-Петербурга в целом;
  • Автоматизировать запись в коллективы и на мероприятия;
  • Автоматизировать контроль исполнения приказов и распоряжений;
  • Обучить сотрудников работе с новыми эффективными инструментами;

Управленческий состав Аничкова Дворца насчитывает около ста активных сотрудников. В штатном расписании есть отдельная служба, обеспечивающая работу всей IT инфраструктуры. Есть и своя серверная с современным оборудованием. Поэтому, для реализации задач была выбрана коробочная версия – “1С-Битрикс24” Лицензия Корпоративный портал – 100. Для Портала был выделен отдельный физический сервер на базе четырёхядерного процессора. Установлено ПО 1С-Битрикс: Веб-окружение, позволяющее быстро развернуть инфраструктуру для работы Портала. Благодаря наличию у Битрикс24 сертификата ФСТЭК не возникло проблем при организации хранения персональных данных.

Для коммуникации между сотрудниками были выбраны следующие инструменты: живая лента, рабочие группы, а также бизнес-процессы. Традиционные процессы мы разобрали на ввод, передачу, утверждение и вывод информации. Полученные данные мы упаковали в “Бизнес-процессы Битрикс24”. Например, теперь для получения разрешения на въезд автомобиля на территорию учреждения нет необходимости заполнять соответствующие бумаги. Достаточно запустить Бизнес-процесс на Портале, заполнить информацию, которую утвердит соответствующая служба, и данные автомобиля попадут в список разрешённых. Стандартные линейные процессы, ранее требовавшие написания “Служебной записки”, значительно упростились и ускорились. Таким образом мы освободили коллективу массу времени, уходящего на заполнение бумаг.

Для внешних коммуникаций были выбраны “Группы экстранет Битрикс24” и “Сайты Битрикс24”. Сайты позволили быстро и просто создать тематические источники информации, предназначенные ограниченному кругу лиц. А в Группах были собраны активные участники из учреждений города – для обсуждения планов и задач, публикации закрытых документов, активной и продуктивной совместной работы.

Многочисленные записи на встречи, педагогические советы, городские мероприятия мы организовали через “CRM систему Битрикс24”. Для записи были созданны “CRM формы”, а поступившие заявки обрабатывались ответственными за мероприятие специалистами. Запись в детские коллективы также была организованна через “CRM Битрикс24”. Так, например, на Приёмной кампании в сентябре 2020 зафиксированно более 17000 заявок. В первые дни сентября новые заявки появлялись чаще чем раз в минуту. CRM Битрикс24 позволила Аничкову Дворцу провести приёмную кампанию на 2020/2021 учебный год полностью дистанционно.

Мы в Компании Система 135 хоть и занимаемся комплексной систематизацией, но стремимся избавиться от лишних необязательных документов. Но, как у любого крупного учреждения, у ГБНОУ “СПБ ГДТЮ” многие действия начинаются с такого обязательного документа, как Приказ. Приказ практически всегда содержит задачи со сроком исполнения порученные определённым лицам. Для автоматизации контроля исполнения приказов и распоряжений мы настроили отдельный “Бизнес-процесс Битрикс24”, который фиксирует поручения в виде “Задач Битрикс24” со сроками, ответственным и регулярными напоминаниями. Так, например, в рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», любое официальное обращение граждан в учреждение должно быть рассмотрено в течение 30 дней. Обращение фиксируется Информационным центром Аничкова Дворца, а “следит” за сроками ответа настроенный “Бизнес-процесс Битрикс24”.

В рамках обучения сотрудников работе в Битрикс24 мы провели ряд тематических встреч, записали серию видеоуроков, а для контроля полученных знаний подготовили тесты. Так как в учреждении есть свой штат технических специалистов, а коллектив включает молодых специалистов, которым современные технологии даются проще к изучению, была внедрена система наставничества, когда сначала обучение работе в Битрикс24 проходит инициативная группа, а затем эта группа помогает начать работать всему учреждению. Разумеется, для оперативного включения в работу в ГБНОУ “СПБ ГДТЮ” были изданы соответствующие приказы.

Государственным учреждениям, особенно крупным, имеющим исторические консервативные корни, очень сложно оставаться эффективными в современный цифровой век. Отрадно понимать, что, несмотря на классических подход к управлению, руководители учреждений осознают важность и пользу автоматизации бизнес-процессов, и в этом им помогает Битрикс24.